Registri
I registri forniscono informazioni fondamentali
per il monitoraggio finanziario e didattico.
Per le attività formative è obbligatorio:
>>
il "registro didattico e di presenza", le cui pagine
dovranno essere numerate e vidimate a cura del dirigente scolastico
dell'istituto attuatore.
Il registro didattico deve essere tenuto per ciascun corso e vi devono
essere chiaramente indicati il PON, la Misura e l'Azione di riferimento,
il codice identificativo del corso, il titolo e la durata.
In questo registro vanno annotati:
- le presenze e le firme dei partecipanti;
- l'orario (inizio e fine dell'intervento);
- gli esperti, i tutor e le loro firme ecc.;
- i contenuti trattati, con riferimento all'articolazione delle fasi
di progettazione e di programmazione didattica.
Questi dati vanno convalidati dalla firma del responsabile formale
del progetto (Dirigente scolastico o suo delegato).
Sono altresì da prevedere i documenti
contabili di cui all'art. 29 del Regolamento n. 44/2001, all'interno
dei quali deve essere garantita la precisa individuazione delle attività
e dei costi sostenuti con il finanziamento del PON.
In particolare si ricordano:
>> il partitario o prima nota delle
spese, che deve riportare in tempo reale ed in ordine cronologico
le spese impegnante e sostenute con riferimento al progetto specifico
che le prevede e al documento contabile che le giustifica;
>> il registro di carico e scarico del
materiale di consumo, dove i materiali distribuiti ai partecipanti
dovranno essere riportati su schede e controfirmati per ricevuta dagli
allievi;
>> il registro dei contratti stipulati
a norma dell'art. 31, comma 3 dello stesso D.I. 44/2001, che dovrà
riportare anche quelli relativi alle attività del PON.
È necessario che le registrazioni avvengano contestualmente
agli atti compiuti.
L'archiviazione della documentazione
Oltre alle registrazioni delle attività
amministrativo-contabili, sopra richiamate, è importante che
tutta la documentazione relativa alla gestione del PON Scuola venga
registrata in appositi archivi, consultabili da tutto il personale
dell'istituto e, se utile, anche dagli utenti, dagli ispettori e da
altri soggetti dell'Amministrazione, e dalla Commissione europea.
Si raccomanda, a tal fine, che - all'interno del Protocollo generale
dell'istituzione scolastica attuatrice - venga definita un'apposita
classificazione per i Fondi strutturali.
I principali archivi, da realizzare anche su supporto informatico,
sono:
>> archivio progetti;
>> archivio allievi;
>> archivio esperti, tutor ecc.;
>> archivio materiale didattico prodotto;
>> archivio prove di selezione, valutazione,
certificazione.
In particolare è opportuno che l'archiviazione venga fatta
per "progetto" includendo all'interno di un apposito contenitore
(faldone) tutti i documenti (amministrativi, contabili ecc), anche
in copia, che hanno interessato quello specifico progetto.
In tale archivio dovranno essere inserite anche le stampe, debitamente
firmate dai responsabili, dei moduli.
A norma dei Regolamenti comunitari, tutta la documentazione dei progetti
e la relativa contabilità dovranno essere conservate agli atti
almeno fino al 2011 (quinto anno dopo la conclusione del PON Scuola
2000-2006), per consentire anche controlli successivi alla conclusione
dell'intero Programma Operativo. Inoltre, nel caso di trasformazioni
nella titolarità dell'istituzione scolastica attuatrice, dovrà
esserne data comunicazione sia all'Ufficio Scolastico Regionale che
all'Autorità di Gestione, indicando la collocazione assegnata
alla documentazione in parola.
